SELEZIONE PER L’ASSUNZIONE DI N. 1 UNITA’ DI PERSONALE, CON CONTRATTO DI LAVORO A TEMPO DETERMINATO (DURATA 1 ANNO), CON ORARIO DI LAVORO A TEMPO PIENO, DA ADIBIRE A MANSIONI PROPRIE DELL’AREA FUNZIONARI – SETTORE AMMINISTRATIVO-GESTIONALE – RETTORATO – UNIVERSITA’ DI TORINO

Obiettivi da raggiungere

La Sezione Segreterie e Relazioni Esterne del Rettorato svolge un ruolo strategico nel supporto

alle funzioni istituzionali dell’Ateneo, in particolare nella gestione degli eventi istituzionali, delle

relazioni interne ed esterne e delle attività di segreteria connesse agli Organi di governo.

La crescente complessità degli eventi (numero di soggetti coinvolti, rilevanza istituzionale, profili

di rappresentanza, aspetti logistici e amministrativi) rende necessario un approccio integrato e

strutturato, orientato all’innovazione organizzativa, alla semplificazione dei processi e al miglior

coordinamento tra le diverse funzioni coinvolte.

Fasi del progetto:

Fase 1 – Analisi e apprendimento dei processi di gestione degli eventi.

La prima fase è finalizzata all’analisi approfondita delle modalità attualmente adottate per la

programmazione, organizzazione e gestione degli eventi istituzionali del Rettorato.

L’attività prevede:

– affiancamento operativo nella gestione degli eventi;

– analisi dei processi di lavoro, dei flussi informativi e decisionali;

– ricognizione dei soggetti coinvolti (uffici interni, strutture dell’Ateneo, soggetti esterni);

– esame degli strumenti utilizzati per la pianificazione, il coordinamento e la documentazione

degli eventi.

La fase consente di acquisire una visione complessiva del ciclo di vita dell’evento istituzionale e di

individuare criticità, sovrapposizioni operative e opportunità di miglioramento, in un’ottica di

razionalizzazione e integrazione dei processi.

Fase 2 – Gestione operativa e coordinamento degli eventi.

La seconda fase riguarda il supporto operativo diretto alla gestione degli eventi istituzionali del

Rettorato, con particolare riferimento a:

– pianificazione delle attività organizzative;

– coordinamento delle comunicazioni interne ed esterne connesse agli eventi;

– supporto alla predisposizione della documentazione necessaria;

– gestione degli aspetti organizzativi e logistici in raccordo con le strutture competenti.

Le attività sono svolte assicurando continuità operativa, affidabilità e qualità del servizio, favorendo

l’adozione di:

– strumenti digitali condivisi;

– modalità operative strutturate;

– flussi di lavoro chiari e tracciabili.

Questa fase consolida un modello di gestione degli eventi unitario e coordinato, a supporto delle funzioni

di rappresentanza istituzionale del Rettorato.

Fase 3 – Consolidamento e innovazione dei modelli di gestione degli eventi.

La terza fase è orientata al consolidamento delle competenze e al contributo attivo al miglioramento dei

modelli organizzativi adottati per la gestione degli eventi.

In particolare, prevede:

– progressiva autonomia nella gestione delle attività connesse agli eventi;

– standardizzazione delle procedure e delle modalità operative;

– predisposizione di strumenti di supporto (linee guida, schemi, check-list);

– proposta di soluzioni innovative volte a migliorare l’efficienza, la qualità e la sostenibilità

organizzativa degli eventi istituzionali.

La fase è finalizzata a rendere la gestione degli eventi del Rettorato più strutturata, integrata e replicabile,

rafforzando il ruolo della Sezione Segreterie e Relazioni Esterne come riferimento organizzativo

centrale.